Jednym z istotnych obowiązków pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest tworzenie dokumentacji, powiązanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych. Znaczy to, że każdy pracodawca, pomijając formę prawną zarządzanej działalności oraz liczby zatrudnionych pracowników, otwiera oraz nadzoruje, niezależnie dla każdego zatrudnionego, kartoteki osobowe.
Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji zatrudnionych określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z daty 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentów w sytuacjach powiązanych z zatrudnieniem oraz metodami koordynowanie akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Zatrudniający tworzy i prowadzi odrębnie dla każdego zatrudnionego akta osobowe, złożone z trzech części:
• A – przedstawia dokumenty zgromadzone w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie
• B – skupia akta tyczące się stworzenia stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
• C – znajdują się akta powiązane z zatrzymaniem zatrudnienia danej osoby
Część A - akta składowane w związku ze staraniem się o pracę, jest to tzw. katalog danych osobowych.
Dokumenty, których pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28.05.96r. w sprawie zakresu koordynowania dokumentów w sprawach związanych z zatrudnieniem i metody nadzorowania kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• akty zatrudnienia z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty poświadczające okresy zatrudnienia,
• wypełniony formularz osobowy dla kandydata starającego się o zatrudnienie,
• świadectwo lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na konkretnym stanowisku,
• akty potwierdzające umiejętności zawodowe, wymagane do świadczenia konkretnej pracy,
• inne dokumenty jeżeli konieczność ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów.
Osoba starająca się o pracę ma możliwość ponadto przedstawić z własnej inicjatywy inne dokumenty, takie jak akty oraz dyplomy zaświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności zawodowe, poświadczenia z różnych urzędów, książeczkę wojskową itp.
Nie wolno zapominać, iż pracodawca przetrzymuje w kartotekach osobowych pracownika tylko duplikaty lub odpisy przedkładanych dokumentów. Pierwowzorów można chcieć wyłącznie do przejrzenia lub w zamyśle stworzenia duplikatu lub odpisu.
Część B – akty tyczące się nawiązania stosunku pracy.
Po zakończeniu trybu przyjęć, pracodawca może żądać, od osoby już przyjętej, przedstawienia, prócz danych, które zdobył w trakcie starania się o pracę, także dodatkowych danych. Podstawą jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym dokumentem, który sporządza pracodawca, gdy zaweźmie decyzję o przyjęciu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określił pracownikowi obszar jego obowiązków, to należy go także przechowywać w tej części dokumentów osobowych. W tej części powinny się również znaleźć:
• świadectwo odbycia wymaganego kursu BHP,
• formalne poświadczenie zaznajomienia się zatrudnionego z informacją pracowniczą, zakresem danych objętych tajemnicą służbową, treścią przepisów i zasad BHP, treścią regulaminu pracy,
• potwierdzenie zatrudnionego – rodzica o konieczności albo braku korzystania z praw macierzyńskich czy ojcowskich, uprawnieniach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat czterech, uprawnieniach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat 14,
• potwierdzenie zatrudnionego z życzeniem przelewania pieniędzy na konto bankowe,
• orzeczenia medyczne powiązane z kontrolą okresową oraz kontrolnymi,
• kwestionariusz osobowy dla zatrudnionego,
• deklaracja o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
• deklarację tyczące się podniesionych kosztów uzyskania przychodów,
• informacja dotycząca jednakowego odnoszenia się do siebie,
• PIT-2,
• akty związane z oddaniem dobytku pracownikowi, podwyższaniem umiejętności zawodowych, nagrodami-sankcjami porządkowymi, zaniżonym wymiarem trybu pracy albo indywidualnym rozkładem trybu pracy.
Powinny tu także znaleźć się dokumenty tyczące się udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego albo nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedzającej części akt osobowych – tak też tutaj – zgromadzone akta muszą być usystematyzowane według daty oraz ponumerowane.
Część C – dokumenty powiązane z ustaniem stosunku pracy, tj.:
• deklarację o wypowiedzeniu lub unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• duplikat wystawionego oświadczenia pracy,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.