Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.
O tym jak gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą szczegółowo informują nas przepisy. Biorąc pod uwagę typ dokumentów, można wyróżnić 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o pracę
W skład tych dokumentów wchodzą:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje następującej terści: : dane osobowe i kontaktowe, ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z opisanym doświadczeniem zawodowym, informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi, danymi kontaktowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach
- świadectwa pracy od innych pracodawców lub inne dokumenty mówiące o okresie jego zatrudnienia
- dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności wymagane do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
- wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
- pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku
B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia
- potwierdzenie zapoznania się z omawianymi przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o szkoleniach bhp;
- dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile taka sytuacja miała miejsce);
- dokumenty związane z podwyższaniem kwalifikacji zawodowych;
- oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo modyfikacji tych warunków w innym trybie;
- orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Rozwiązanie stosunku pracy Tutaj powinniśmy gromadzić wszystkie dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, a więc :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę,
- ksero świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
- potwierdzenie podjęcia czynności z uwagi na zajęcie honorarium za pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne zaświadczenia dotyczące ustania stosunku pracy, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy jak również dokumentów związanych z niewypłaceniem pracownikowi równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- podpisaną deklarację o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy o pracę, jeżeli podpisanie takiej umowy miało miejsce,
- orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po rozwiązaniu umowy o pracę.
Poprawne przechowywanie akt Dokumentacja pracownicza musi być gromadzona w postaci orginałów w siedzibie zarządu albo w oddziale firmy. Należy je ułożyć chronologicznie i ponumerować tak, by bez problemu można było je znaleźć. Oprócz tego powinno się chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że akta pracownicze, w tym dotyczące okresów pracy i honoraria za pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Firma po likwidacji ma możność przewiezienia dokumentów osoby zatrudnionej do wyspecjalizowanego archiwum .