Harmonogram trybu pracy musi określać czas pracy zatrudnionego. Kiedy plan trybu pracy ujęty został w statucie a zatrudnieni nie posiadają wątpliwości do dnia i godziny świadczenia pracy, nie jest potrzebne tworzenie harmonogramu. Zaś w przypadku, gdy zorganizowanie pracy nie ma postaci stałej jest on niezbędny. Mylne ustalenie rozkładu trybu pracy oznacza naruszenie norm tyczących się trybu pracy i jest wykroczeniem podlegającym karze pieniężnej.
Powielane błędy robione w harmonogramie czasu pracy:
• brak rozkładu czasu pracy,
• niezamieszczenie szczegółowej adnotacji o pracy w niedzielę i święta
Plan trybu pracy zatrudnionego, świadczącego pracę w niedzielę i święta, obowiązkowo zawierać musi informację, który z dni wolnych jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto. Odmiennie bowiem rekompensuje się pracę w niedziele, święta a inaczej dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe określenie liczby dni pracy w tygodniu
Fundamentalną zasadą czasu pracy zatrudnionego jest norma średnio 5-dniowego tygodnia pracy. Co oznacza, że ilość dni w konkretnych tygodniach może być różna. Trzeba mieć na uwadze jednak, aby w całkowitym rozliczeniu za czas rozliczeniowy średnia ilość dni pracy nie przekraczała 5.
Uszczegóławiając rozkład trybu pracy mieć na uwadze należy zachowanie 35-godzinnego, niezmąconego odpoczynku tygodniowego.
• brak rozkładu pracy na cały czas rozliczeniowy
Okres rozliczeniowy jest okresem, w trakcie którego pracodawca robi rozliczenie czasu pracy pracowników. Nie jest możliwe, szczególnie w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, projektowanie harmonogramu na poszczególne jego etapy. Umożliwiałoby to zatrudniającemu pominięcie przepisów o trybie pracy a w efekcie przykładowo pominięcie konieczności wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny.
• nieprawidłowe ustanowienie ilości godzin pracy w poszczególnych miesiącach
Ilość godzin pracy w konkretnych miesiącach może się minimalnie odbiegać od założeń. Ważne jest, by całościowy wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym był prawidłowy.
• brak zachowania co najmniej 35-godzinnego niezakłóconego wypoczynku
Od niniejszej zasady istnieje jednak wyjątek w sytuacji, gdy czas rozliczeniowy zakończy się w środku tygodnia pracy. Wypoczynek, o którym mowa, musi być przydzielony w każdym tygodniu pracy, oznacza to 7 kolejnych dni, rozpoczynając od nowego okresu rozliczeniowego. Jeżeli więc czas rozliczeniowy kończy się zanim upłynie 7 dni, to nie mamy w tym przypadku do czynienia z całym tygodniem pracy a więc wypoczynek pracownikowi nie przysługuje.
• nieprawidłowe modyfikacje rozkładu pracy
Modyfikacja planu trybu pracy możliwa jest jedynie w poszczególnych przypadkach. Są nimi nieprzewidziane sytuacje, takie jak zagwarantowanie osoby zastępującej w sytuacji choroby lub wypoczynku na prośbę innego pracownika.
Zmiany nie są możliwe, kiedy ich celem jest zawężenie pracy nadliczbowej, w takiej sytuacji będzie to próba obejścia zapisów o trybie pracy.