Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie wynagrodzenia dla zatrudnionych wraz ze wszystkimi opłaconymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Należycie sporządzona lista płac upraszcza poprawne sporządzenie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego.
Listę płac sporządza się w oparciu o inne dokumenty, m.in. umowy o pracę, ewidencji czasu pracy jak również treści o przydzielonych składnikach dodatkowych. Właściwie przygotowana lista płac powinna mieć następuje elementy:
- nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- datę wypłaty pensji - ma ona znaczący wpływ na określenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
- datę sporządzenia listy płac,
- znaczenie lub nazwę listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób, które sporządzają listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń - na liście płac powinny być wyliczone wszystkie składniki honorarium (nie zaleca się, aby na liście płac umieszczać wyłącznie sumę honorarium w tzw. kwocie brutto),
- pracownik musi na liście płac oprócz podpisu zamieścić także datę podjęcia honorarium gdy pobiera je osobiście. Pracodawca ma możliwość w taki sposób zabezpieczyć się przed możliwymi konfliktami związanymi z terminowością wypłat honorariów.
Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy takie powinny być rozliczane na osobnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w chwili kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z honorariami wynikających z umowy o pracę.