Delegacją są wszelakiego typu świadczenia, które przysługują pracownikowi, który słany jest w wyjazd służbowy poza miejsce swojego zatrudnienia. Delegacje dzielimy na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Przepisy mówią także o tak zwanych jazdach lokalnych, które mogą być wykonywane w ramach miejscowości, w której stworzone jest świadczenie pracy albo na obszarze stałego miejsca pracy. Mimo to ten rodzaj wyjazdów nie umożliwia zatrudnionemu otrzymania świadczenia pieniężnego.
W ramach świadczeń pieniężnych, które dostać może zatrudniony z tytułu delegacji, przyznawane są:
• Diety – świadczenia związane z większymi potrzebami podczas podróży służbowej,
• Zwrot kosztów – wyżywienia, zakwaterowania, przejazdu
W najkorzystniejszej sytuacji znajduje się zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie kwestie związane z wyjazdem służbowym, regulowane są w niniejszym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie mogą być mniejsze, niż przewidziane w ustawie. Mogą być za to większe.
Niestety nie jest tak w sytuacji pracowników zatrudnionych na umowę o dzieło albo zlecenie. Sprawy związane z wyjazdami służbowymi nie regulują przepisy prawa pracy, a wyłącznie umowa lub załącznik do umowy sporządzanej z pracodawcą. Stąd też wysokość świadczeń może być mniejsza, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy zatrudnieni, szczególnie - często jeżdżący własnymi samochodami, mają możliwość także rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń za wyjazdy jest taka sama, niezależna od wyjeżdżonych kilometrów.
Podłożem do uznania podróży jako delegacji, będzie w obu sytuacjach sprecyzowanie miejsca pracy pracownika. Wszystkie podróże poza powyższe miejsce, uwzględnione powinny zostać jako wyjazdy służbowe.
Od powyższej reguły, istnieją 2 wyjątki. Pierwszy – kiedy osobą, przygotowująca się w delegację, jest przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą. W tym przypadku nie ma on nad sobą osoby, która mogłaby regulować i nadzorować kwestie związane z wyjazdem. Stąd też, wszystkie wyjazdy służbowe wliczane są w koszt prowadzenia firmy.
Drugim odstępstwem od reguły natomiast jest sytuacja, w której do czynienia mamy z pracą kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których praca z założenia bazuje na częstych wyjazdach za siedzibę firmy. W takich przypadkach pracodawcy mają możliwość ujęcia w umowie miejsca pracy bardzo szeroko np. „cała Polska”, „Unia Europejska” albo województwo. Taki typ zapisu uwalnia ich niniejszym z konieczności wypłacania na rzecz zatrudnionego kolejnych korzyści materialnych powiązanych z podróżami.