Bez przerwy napotykamy się z pojęciem „dokument”, jednakże niezupełnie zdajemy sobie sprawę z tego, co się czai za tym terminem. „Dokumentem” jest dla nas istotna umowa, nasz dowód osobisty czy drukowany list elektroniczny, o który zabiega przełożony. Poszukiwanie pojęcia tego hasła też nie jest łatwe – w rodzimym prawie nie istnieje jego powszechna definicja. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam nieco, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów administracyjnych. Ciężko w każdym razie ustalić faktycznie, co kryje się za tymi hasłami. Tu z pomocną dłonią przychodzi nam domyślność, bo to akurat intuicyjnie zdołamy odróżnić rodzaj i specyfikę tego „dokumentu”. I tak dokumentami będą dla nas: świadectwa zakończenia szkoły, paszporty, akty notarialne, istotne teksty, mające formę biurową, umowy, akty prawne, nasze dowody tożsamości, ważne e-maile,świadectwa pracy i inne.
Wiedząc mniej więcej czym jest wzór dokumentu, wolno pokusić się o spostrzeżenie, iż znaczną ich część damy radę napisać własnoręcznie (dla przykładu dokumenty podnajmu lub też najmu pomieszczenia, służbowe listy elektroniczne). Żeby dokumenty te nie odchodziły od ogólnie utartego zwyczaju, przeważnie stosuje się szablony dokumentów. Upraszczają one zwłaszcza spisywanie gigantycznej ilości umów lub dokumentów cyklicznych. Szablonem jest rutynowy schemat, coś odgórnie uznanego, co ułatwia w dużym stopniu pracę z dużą liczbą takich samych papierów. Dajmy na to osoba pracująca w księgowości, mająca do sporządzenia dwieście umów, jeśli by tworzyła je pojedynczo, nie ukończyłaby tego czynić przez miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i ułatwić swoja robotę. W takim wypadku wpisuje tylko najistotniejsze informacje w uprzednio przygotowane pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni.
Aby uprościć pracę można równie dobrze użyć wzory umów, które są przypisane do specyficznego zdarzenia. Zwyczajnie trzeba opisać je jako szablony tematyczne, dotyczące faktycznego przedmiotu. Dlatego np. gdy chcemy stworzyć umowę dzierżawy, możemy skorzystać ze specjalnego szablonu – wzoru umowy dzierżawy. Takie zachowanie zmniejsza okres pracy, jaki potrzebny byłby do stworzenia całej umowy od początku.
Morał jest prosty – w czasie ekonomizacji czasu pracy, należy upraszczać sobie żywot, korzystając z wszystkiego rodzaju usprawnień, jakie daje nam nowoczesna technologia.