Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na 3 odrębne grupy o różnym obowiązku archiwizacji i tak:
- Dokumenty zgłoszeniowe – te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - powinno się archiwizować przez cały okres istnienia działalności gospodarczej, bo Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je sprawdzić nawet po 50 latach od ich powstania.
- Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty potwierdzające kwotę należnych składek – powinno się je archiwizować przez okres 10 lat od daty przekazania ich do ZUS (także te dostarczone drogą elektroniczną)
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszelkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
Dokumenty podatkowe
W myśl Ustawy o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął czas płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym także dotyczącą okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, danych osobowych, archiwizuje się przez 50 lat od zakończenia przez osobę pracy u danego pracodawcy.