Dokumenty firmowe są najistotniejszym elementem prowadzenia księgowości. Tworząc ją należy kierować się nie tylko narzuconymi normami, ale również wytycznymi rozporządzeń i ustaw. W jaki sposób konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?
Faktury
Obowiązujące przepisy prawne dopuszczają możliwość sporządzania sześciu rodzajów faktur:
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury zaliczkowej
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury korygującej
- faktury VAT
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyfrowo i słownie
- nazwę towaru lub usługi
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- imiona i nazwiska lub nazwy albo nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
- Numer Identyfikacji Podatkowej sprzedawcy i nabywcy
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzajów wykonanych usług
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i nr porządkowy faktury wraz z jej typem
- stawki podatku
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
Oficjalne pisma
Wszystkie pisma oficjalne, tworzone przez firmę, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny również wszelkie informacje, służące do identyfikacji danej firmy i osoby sporządzającej pismo, tj.:
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- nazwę i adres firmy
- telefon kontaktowy