Według art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i właściwie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik musi prowadzić ewidencję środków trwałych. Elementy majątku umieszcza się w w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do stosowania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Ustawodawca nie sprecyzował jednego obowiązującego szablonu zestawienia środków trwałych. Jednakże powinna ona obejmować informacje wymagane do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów skarbowych. Warto pamiętać, że w odniesieniu do środków trwałych o niewielkiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie umieszczać ich w rejestrze środków trwałych, przy czym w tym wypadku środki pieniężne poniesione na ich zakup stanowią wartość pozyskania przychodów w miesiącu dostarczenia ich do używania.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób precyzowania wartości początkowej, na podstawie której środki trwałe ujmowane są w zestawieniu, jest różny w zależności od tego, jaką drogąnastąpiło nabycie (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- otrzymania w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- otrzymania w postaci aportu wprowadzonego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - wytyczoną przez wspólników na dzień wniesienia wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości na rynku z dnia wniesienia,
- wyprodukowania we własnym zakresie - koszt wytworzenia,
- uzyskania w związku z likwidacją osoby prawnej - wytyczoną przez podatnika wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- kupno - koszt nabycia, a w razie częściowo płatnego nabycia - cenę nabycia zwiększoną o wartość dochodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną.
Jeżeli nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, należy wytyczyć w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany element aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z nabyciem naliczone do dnia przekazania środka do stosowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu powiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu elementów majątku.
W przypadku, gdy nie można określić ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wartości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z włączeniem cen rynkowych środków trwałych z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji.
Koszt wytworzenia
Z kolei za wartość wytworzenia (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia materialnych elementów majątku, usług obcych, zapłat za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się wliczyć do wartości wyprodukowanych środków trwałych. Nie wlicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego męża lub żony i niepełnoletniego potomstwa, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz innych kosztów operacyjnych i kosztów operacji pieniężnych, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka do używania.
Jeżeli podatnik nie może zdefiniować wartości wytworzenia. Wtedy, wartość początkową środków trwałych uściśla się w wysokości określonej z wzięciem pod uwagę cen rynkowych przez biegłego, wyznaczonego przez podatnika.
Organ legislacyjny przewidział też pewne ułatwienie dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonego przez niego biznesu. W takim przypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i kwoty 988zł. W takim wypadku budynku/lokalu nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak uściślić wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!
Ulepszenie środka trwałego
Jeśli dokonaliśmy ulepszenia środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę wydatków na ich udoskonalenie w tym także na kupno elementów składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma środków pieniężnych poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i koszty te wpływają na wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, liczonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i ceną ich wykorzystywania.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W wypadku trwałego odłączenia od danego środka trwałego składnika lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka pomniejsza się, od następnego miesiąca po oddzielenia, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) oddzielonego elementu składowego a przypadającą na nią, w okresie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych wyliczoną przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej używanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli oddzielona część zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu połączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe można wystawiać w przypadku gdy klient spóźni się z płatnością za fakturę. Wtedy mamy możliwość naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.