Fakturą tytułujemy każdy akt handlowy, który spełnia określone wymogi, który dokumentuje umowę kupna-sprzedaży pomiędzy zainteresowanymi stronami. Kryteriami niniejszymi są:
• Dane dotyczące czasu oraz formy płatności – powszechne stało się, iż czas płatności określa się w dniach od dokonania transakcji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju powszechnym jest, że opłaty robi się przelewem albo gotówką. W niektórych krajach honorowane są także czeki,,
• Rozpoznanie stron transakcji – zazwyczaj na rachunku przedstawiana jest dokładna nazwa podmiotów, biorących współudział w transakcji, razem z adresem ich siedziby albo oddziału,
• Dane identyfikujące dokument – unikalność faktury potwierdzona jest przede wszystkim trzema jej składnikami: informacjami o sporządzającym fakturę, dniu jej sporządzenia i numeracji, jaka jej przysługuje. Każdy rachunek, który wystawia wystawca ma unikalny, jedyny tylko dla niej numer. Sygnowanie powinno odbywać się chronologicznie,
• Określenie przedmiotu transakcji – na rachunku podana jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane niezbędne są do określenia faktury VAT, na której, w myśl prawa polskiego, musi znaleźć się informacja o wysokości podatku VAT za określony przedmiot transakcji,
• Kwota transakcji – w polskim prawodawstwie podatkowym istnieje obowiązek zapisywania kwoty transakcji zarówno liczbowo, jak i słownie
• Warunki dowozu.
Coraz częściej tradycyjny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest zatem specyficznym rodzajem faktury, którą sporządzać mogą czynni płatnicy podatku VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Dokumenty za świadczenia bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej,
• Bilety jednokrotnego przejazdu na transport osób: transportem kolejowym, transportem samochodowym, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy samolotem,
• Poświadczenie zapłaty za przejazd płatną autostradą,
• Dowody transakcji sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki muszą być przetrzymywane przez 5 lat oraz udostępniane w przypadku kontroli stosownego organu podatkowego.