Każdy pracodawca ma obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia , a także odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od każdego wynagrodzenia. W jaki sposób zatem prawidłowo prowadzić kadry swojej firmy?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, zatrudniających dużą liczbę osób. W nich naliczane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia , a także zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów zawierających wszelkie potrzebne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające obliczenia, służące do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najistotniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, ewentualna data rozwiązania umowy, rodzaj umowy)
- dane o wynagrodzeniu ( premia, dodatki, nagrody, płaca zasadnicza i inne)
- dane adresowe osoby zatrudnionej (kraj, ulica, kod pocztowy, województwo, numer domu, powiat, poczta, numer mieszkania, telefon, miejscowość, gmina)
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, drugie imię, imię matki, NIP, imię ojca, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, PESEL)
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, używany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami uiszczanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Powinna ona zawierać stałe elementy, t.j.:
- informacje o wynagrodzeniu brutto i netto
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- nr stron
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- datę wystawienia
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- informacje o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- informacje o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- informacje o przyznanych premiach
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- informacje o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit
- informacje o przyznanych prowizjach
- informacje o przyznanych nagrodach
- nazwę pracodawcy