Kasą fiskalną zwiemy przyrząd elektroniczny, rejestrujące utarg ze sprzedaży detalicznej wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Obowiązek posiadania takiej kasy ma każdy sprzedawca, będący podatnikiem oraz zbywający swoje towary na rzecz:
• osób fizycznych, będących płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zaopatrzenia zarówno prywatnie, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , które nie są podatnikami
Sprzedawca taki winien wykazywać swój obrót za pomocą kasy fiskalnej, jeśli przekroczy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze posiadają wyroby alkoholowe lub papierosy.
Wszystkie towary, będące na stanie sklepu, zaprogramowane są na kasie fiskalnej. Kasa zachowuje ich nazwę, cenę oraz wysokość VAT, przy pomocy odpowiedniego kodu (często kreskowego). Po jego sczytaniu, produkt wyszukiwany jest w pamięci i rejestrowany na taśmie. Natychmiastowo także zmianie ulega stan na magazynie sklepu – zmniejsza się ilość produktów o towar sczytany. Kasa rejestrująca drukuje oryginał oraz kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy winny być przechowywane przez czas pięciu lat w suchym, chłodnym pomieszczeniu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku niezbyt trwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.
Raz dziennie przedsiębiorca zmuszony jest do sporządzania na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia oraz obrotu z niniejszego dnia. Podsumowania codzienne są zapisywane w pamięci kasy fiskalnej, którą w niezmienionym stanie (bez śladów otwierania, zmian itp.) trzeba przetrzymywać przez pięć lat oraz pokazywać na żądanie odpowiedniego organu kontrolującego.
Wszystkich oględzin oraz reperacji, może dokonywać wyłącznie licencjonowany dystrybutor kas rejestrujących, który posiada wszystkie uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w specjalnej księdze, którą także okazuje się adekwatnemu organowi podczas inspekcji.
Po kupnie, kasa pracuje w trybie szkoleniowym, stąd też można bez problemu przetestować wszystkie jej funkcje, wprowadzić towar, podszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej firmy, wszystkie wprowadzane dane, zapisywane są w pamięci kasy rejestrującej.