Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, przy pomocy którego sprzedawca ewidencjonuje swój obrót. Utarg ten musi być ewidencjonowany przez kasę w sytuacji przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, progu lub w sytuacji, kiedy sprzedawca sprzedaje alkohol lub wyroby tytoniowe. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony winien być jeszcze jeden wymóg. Odbiorcami powinny być osoby fizyczne, niebędące płatnikami podatku VAT lub rolnicy ryczałtowi.
Przy pomocy kasy, poświadczyć można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który znajduje się na stanie sklepu. Po zeskanowaniu odpowiedniego kodu, przypisanego tylko jednemu produktowi, następuje zmiana w zasobach magazynowych sklepu, a wszelkie informacje powiązane z produktem (stawka PTU, cena, nazwa), drukowane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w 2 wersjach: dla klienta oraz do archiwum. Paragony te posiadają identyczne brzmienie i muszą posiadać:
• Kolejny numer kasy oraz identyfikację kasjera,
• Numer następny wydruku,
• Wartość sprzedaży wolnej od podatku,
• Imię i nazwisko lub nazwę zbywającego,
• Łączną kwotę podatku,
• Wartość sprzedaży oraz podatku według przyjętych stawek,
• Kolejny numer paragonu,
• Ilość sprzedanego asortymentu lub świadczenia,
• Łączną kwotę należności,
• Logo fiskalne i numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (kiedy istnieje większa liczba miejsc kasjerskich),
• Nazwę oraz cenę towaru lub świadczenia,
• Numer Identyfikacji Podatkowej zbywającego,
• Adres punktu sprzedaży,
• Datę i godzinę transakcji
Paragon posiadać winien również specyficzną wielkość. Wysokość liter czy liczb, które się na nim znajdą, nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm, a ich ilość w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy produktu lub usługi – 12 lub więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna posiadać 28mm lub więcej. Rachunek taki winien być czytelny tak, by nabywca bez trudu miał możliwość sprawdzić prawidłowość wykonanej transakcji.
Archiwum rachunków, w postaci rolki zadrukowanego papieru paragonowego, powinno być przechowywane przez czas 5 lat. W razie jakiejkolwiek kontroli odpowiedniego organu kontroli, informacje te powinny zostać udostępnione w celu sprawdzenia prawidłowości tworzonej ewidencji.