Ustawodawca precyzyjnie opisał sytuacje, w których podatnicy mają prawo sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Właściciele firm zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie mają obowiązku posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie wszystkie wydatki muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu sprzedażowego. [W takich przypadkach, wypisuje się|Wystarczy wystawić dowody wewnętrzne. Jednak w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
- kupna od ludności odpadów po użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- opłat notarialnych i sądowych
- wydatków związanych z opłatami za telefon, energię elektryczną, wodę, gaz, czynsz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument uwierzytelniający całość opłat na te cele
- kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, bilet z parkometru
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z prywatnej uprawy lub hodowli, posiadanej przez podatnika
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: nazwę miejscowości docelowej, stawkę i wartość przysługujących diet, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, cel podróży, imię i nazwisko
- kupna od ludności, opisanej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , jagód, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00)
- kupna, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, które nie są przetworzone sposobem przemysłowym albo przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych ,jak również przetwórstwie mleka lub na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt