W większości przedsiębiorstw wykorzystuje się różnego rodzaju pojazdów, do celów powiązanych z działalnością przedsiębiorstwa. Nie do każdego takiego auta prowadzi się ewidencję przejazdów, czyli tzw. kilometrówkę.
Nakaz prowadzenia pośród zatrudnionych kilometrówki posiada zatrudniający, który w swojej działalności korzysta z pojazdów wynajmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne auta. Auta, osobowe lub inne, wykorzystywane w powyższy sposób, nie mogą przewyższać załadunku 3,5 tony (z odstępstwami).
W wyżej wymieniony sposób nie należy ewidencjonować aut, stanowiących własność przedsiębiorstwa, które rozliczane są jako środki trwałe, ni też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały stawki za kilometr przebytej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone były także miesięczne limity możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W sytuacji przedsiębiorstw, których siedziba znajduje się w gminach, liczących do 100 tys. mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Firmy w gminach powyżej 100 tys. mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Zaś w najkorzystniejszej sytuacji są przedsiębiorstwa, które leżą na terenie gmin powyżej 500 tys. mieszkańców – mogą ich wyjeździć aż 700 kilometrów. Są to wysokości określone odgórnie przez prawodawstwo, dlatego zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, jednak pracodawcy prywatni, muszą także przestrzegać, by nie przekroczyć powyższych limitów. Mogą natomiast przyjąć mniejsze wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od opłat na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wysokości powyższych limitów. Jeżeli zostaną one przewyższone, od sumy przewyższającej, naliczyć należy ww. ratę.
Pamiętać trzeba również o prawidłowości prowadzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się powinny:
• Podpis zatrudniającego oraz jego dane,
• Opis trasy,
• Liczba faktycznie przejechanych kilometrów,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Kwota za kilometr przebiegu,
• Nazwisko oraz imię osoby używającej pojazd,
• Pojemność silnika,
• Data oraz cel wyjazdu,
• Następny numer wpisu