Lista płac to jeden z najbardziej znaczących składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszelkie informacje służące do ustalenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?
Pracodawca co miesiąc zobowiązany jest wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku również przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje potrzebne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Ma obowiązek również co miesiąc obliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, emerytalne, rentowe i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przelać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak np. deklaracja DRA, która służy do rozliczeń składkowych. Wszystkie te informacje zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Dobrze sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy lub efektów wykonywanej pracy),
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy zadaniowej, prowizyjnej, akordowej,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z Kodeksu Pracy i Ustawy o rachunkowości. Do pobierania należnych składek i odprowadzania zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac nakazana jest przez:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).