Z zagadnieniem dokumentu mamy kontakt aż za często. Stąd też powinniśmy wiedzieć, czym dokładnie jest dokument oraz w jaki sposób wykorzystywać można przykładowe jego wzory a także szablony, które ułatwiają nasze życie.
Dokumentem jest dla nas dowód osobisty, akt notarialny, umowa, prawo jazy, świadectwo zakończenia szkoły a również istotny e-mail, lub inna informacja napisana elektronicznie bądź odręcznie. W takiej gęstwinie identycznie nazywanych dokumentów, trudno stworzyć jednolitą definicję, która uwzględniałaby wszystkie rodzaje tzw. „dokumentów”. Można mimo to stwierdzić, że pisma, o zwiększonej randze ich ważności. W taki prosty sposób określić można większą część znaczących dokumentów, mimo to pamiętać należy, że nie idzie tu o ważność, albo też sentyment, który określona osoba czuje w odniesieniu do pisma, ale znaczenie dla większej liczby osób, urzędu/ów, instytucji państwowych, czy religijnych. Takie odróżnienie także nie wyczerpuje tej kwestii, jednak pozwala częściowo scharakteryzować niejakie zagadnienia o pismach.
Tworzenie pisma, w zależności od jego zawiłości, może stać się rzeczą czasochłonną, stąd też wielokrotnie wykorzystuje się w niniejszym celu różnego rodzaju wzory i szablony. Plusem wypływającym z ich użycia jest m.in. ekonomizacja czasu, który mamy okazję spożytkować w innych celach. To także uproszczenie pewnych procedur, które wypływają m.in. z umiejętności budowania pism urzędowych, czy zasad budowania pism w ogóle. Czym zatem są wzory i szablony?
Można rzec, iż są to określone schematy, dzięki którym można w dosyć prosty i szybki sposób utworzyć inne, podobne pismo urzędowe, lub inne. W sytuacji szablonów, mamy tutaj do czynienia z uzupełnianiem przygotowanych wcześniej pól edycji, po których uzupełnieniu powstaje dokument. Jest to niezmiernie przydatne w pracy urzędniczej, lub takiej, gdzie do czynienia mamy z seryjnością, albo powtarzaniem się pism o identycznym znaczeniu. Wzorem zaś mamy możliwość nazwać pismo, na przykładzie którego można utworzyć całkowicie nowy dokument. Taki typ schematu wymaga od twórcy nowego dokumentu nieco większej uwagi i zaangażowania, ponieważ dane zawarte we wzorze nie są przepisywane słowo w słowo, a wyłącznie przypasowywane do danej sytuacji.
Warto więc korzystać z ułatwień, jakie dają nam wzory i szablony. W ten sposób bardzo prosto i szybko utworzymy odpowiedni typ pisma.