Rola działów HR do niedawna zauważana była, jako tylko i wyłącznie administracyjna czy kadrowo-płacowa. Kiedy jednak dostrzeżono, że dział HR to zasadniczy partner perspektywiczny zarządu, dotychczasowe wyobrażenia zostały zmienione. Jak okazuje się HR może pełnić jeszcze jedną, doniosłą funkcję, którą jest motywowanie zatrudnionych pracowników.
Wynagrodzenie, które otrzymuje za zrealizowaną pracę zatrudniony, spełnia kilka naczelnych funkcji. Głownie jest, to funkcja kosztowa, będąca niezmiernie ważnym składnikiem każdego biznesu. W dużym skrócie, oznacza ona uzyskiwane zyski oraz procent kosztów. Po drugie, uposażenie wypełnia funkcje społeczne. Organizuje bowiem wzajemna ufność na linii pracownik - pracodawca, jednak jednakowoż pomiędzy samymi osobami zatrudnionymi. Dochód w tym przypadku spełnia również istotnąfunkcję jako bodziec wskazujący na pozycję społeczną osoby zatrudnionej, wyznacza jego prestiż i pozycję społeczną. Na koniec wynagrodzenie, to na dodatek rola motywacyjna która wielokrotnie bywa ona najważniejszą funkcją płacy. Uposażenie, wypłacane jest na podstawie dokumentu jakim jest lista płac.
Dziś dział HR pełni funkcję spoiwa pomiędzy pracownikami i pracodawcą. Spełnia on również funkcje katalizatora zawikłań, które powstają na tej linii. I tu uwidacznia się obszerny teren możliwości motywowania osób pracujących. Kadry i płace to istotny obszar działalności firmy. W sytuacji gdy firma obiera drogę, gdzie nastawia się tylko i wyłącznie na zysk, nie zauważając przy tym problemów pracowników, przeważnie skazana jest na niepowodzenie. Osoba zatrudniona, który czuje się w w miejscu, w którym jest zatrudniony niedoceniany, w sytuacji, jeśli tylko nadarzy się okazja zmienić pracodawcę, zwolni się z firmy. Co w następstwie wiąże się z nieodzownością zrekrutowania, a w dalszej kolejności wdrożenia nowego pracownika z czynnościami, którymi będzie się zajmował. Wiąże się to nie tylko z kosztami i nieodzownością poświecenia konkretnej ilości czasu, jaki pracownik wprowadzający nowo zatrudnionego, mógłby przeznaczyć, poświęciłby na wypełnienie swoich obowiązków pracowniczych. Powtarzalność takich sytuacji, działa na dodatek przygnębiająco nazatrudnionych wcześniej pracowników. Dział HR, z racji tego, że osoby zastrudnione zwracają się do niego z osobistymi jak również służbowymi zapytaniami, posiada możność taką zagrożenie wychwycić jak również być może zasugerować zadowalające rozwiązanie.
Na aktywację osób zatrudnionych składa się duża ilość elementów. Są to zarazem elementy wymierne oraz pozamaterialne. Ważnym elementem, rozpoczynającym planowanie pozapłacowych programów motywacyjnych, jest orientacja, czy zatrudnieni pracownicy są odpowiednio opłacani. Nawet wyjątkowo wyjątków system motywacyjny nie będzie skuteczny gdy, osoba pracująca będzie miał poczucie, że jest nieodpowiednio wynagradzany. Rozeznanie w tej materii możemy powierzyć działowi Human resources. W sytuacji, kiedy okaże się, że osoby pracujące nie są zadowoleni ze swoich wynagrodzeń, należy pomyśleć o zmotywowaniu ich poprzez premie, dodatki, nagrody itp. Na uwadze mieć jednak należy, że kiedy tę samą strategię motywacyjna zastosujemy do wszystkich zatrudnionych, przestanie ona motywować. Zatem nagradzani powinni być ci, którzy mają wyróżniające osiągnięcia. I to najlepiej bezpośrednio po pozytywnym wykonaniu zadania, szybkie przydzielenie premii przynosi długofalowe rezultaty motywacyjne.
Decydującym czynnikiem jest także odpowiedni program kadr. Bez niego arcy kłopotliwe jest mieć odpowiedni porządek w dokumentacji kadrowej.