Ryczałtem nazywamy pewną, z góry określoną, sumę, która jest identyczna dla wszystkich kolejnych miesięcy. Ryczałt podatkowy natomiast, to prosta metoda podatku, która liczenia nie bierze pod uwagę podstawy wymiaru podatku.
W ryczałcie od przychodów księgowanych, podstawę opodatkowania stanowi przychód, który nie jest zmniejszony o koszty jego otrzymania. Taki typ rozliczenia ma swoje wady a także zalety. Do tych pierwszych uwzględnić możemy między innymi to, że przy małych przychodach, taka forma rozliczenia nie nie jest opłacalny dla płatnika podatku VAT, który w tym przypadku odnosić będzie większe straty, niż zyski. Minusem jest też brak sposobności rozliczania się ze współmałżonkiem oraz niemożliwość porzucenia tej formy rozliczania na rzecz innej w trakcie roku podatkowego. Wielkimi atutami są natomiast sposobność prowadzenia uproszczonej księgowości i wysokie zyski osiągane przy małych kosztach prowadzenia działalności gospodarczej.
Są jednak niejakie ograniczenia, które nakłada prawodawstwo polskie (ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. Nr 144, poz. 930 z późn. zm.)). Zapisy te tłumaczą, że ryczałtowcami mogą być:
• Osoby fizyczne otrzymujące przychody z ramienia umowy poddzierżawy, podnajmu, najmu, dzierżawy lub podobnych umów,
• Osoby fizyczne, spółki cywilne a także spółki jawne osób fizycznych, których dochód wynika z pozarolniczej działalności gospodarczej, którzy nie są zmuszeni do prowadzenia pełnej księgowości i ich dochód nie był większy niż limit upoważniający do niniejszego wyboru (250 000 euro) lub też dopiero rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej (w takiej sytuacji nie obowiązuje limit)
Ryczałtowcami nie mogą być zaś:
• Osoby otwierające działalność samodzielnie lub w spółce, jeśli w poprzednim roku podatkowym osoba taka lub minimum jeden ze współwłaścicieli, robił rzeczy, które wkraczają w obręb działalności przedsiębiorstwa,
• Wytwórcy wyrobów podlegających opodatkowaniu podatkiem akcyzowym (odstępstwo stanowi wytwarzanie energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii),
• Odprowadzający podatek w formie karty podatkowej na zasadach opisanych w rozdziale 3,
• Osoby wykorzystujące okresowe zwolnienia z podatku dochodowego,
• W niektórych przypadkach, także osoby podejmujące w roku podatkowym działalność po zmianie działalności (ze współmałżonkiem lub bez),
• Osoby fizyczne osiągające przychody z tytułu prowadzenia: działalności w zakresie kupna-sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami a także akcesoriami do pojazdów mechanicznych, aptek, niektórych wolnych zawodów (np. lekarze weterynarii, technicy dentystyczni, tłumacze, pielęgniarki, nauczyciele,którzy udzielają lekcji na godziny, nie związani żadną umową, felczerzy, lekarze, lekarze stomatolodzy, położne), lombardów
Od 20 maja 2010 roku zmieniły się w pewnym stopniu zasady, tyczące się osób fizycznych, które osiągają dochód z tytułu umowy podnajmu, najmu, poddzierżawy, dzierżawy lub podobnych umów (ustawa z dnia 18 marca 2010 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 75, poz. 473)). Obecnie podatnik, który rozpoczął taką działalność gospodarczą oraz chce zostać ryczałtowcem, przedstawia pisemne oświadczenie naczelnikowi adekwatnego urzędu skarbowego, do 20 dnia miesiąca kolejnego po miesiącu, w którym uzyskał pierwszy przychód. Jeśli przychód ten był osiągnięty w grudniu, ma on na to czas do końca roku podatkowego.