Przeprowadzenie rocznego zestawienia aktywów i pasywów, które się posiada jest jednym z powinności podmiotów prowadzących firmę. Obowiązek ten wypływa z ustawy o księgowości a dla podmiotów prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, fundamentalnym dokumentem prawnym w niniejszym obszarze jest rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku tyczący się tworzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, stąd też uznaje się go za fundamentalną metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, który jest jedną z postaci kontroli wewnętrznej, staje się określenie realnego stanu pokładów majątkowych (aktywów) i początku ich pochodzenia (pasywów), by na takiej podstawie zestawić informacje faktycznie otrzymane w wyniku inwentaryzacji z informacjami wypływającymi z ksiąg.
Konieczność sporządzenia spisu z natury (materiałów (surowców) podstawowych i wspomagających, półwyrobów, asortymentu handlowego, gotowych wyrobów, braków i odpadków) tworzy się między innymi na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego nadrzędnym celem jest ustanowienie rzeczywistego przychodu osiągniętego przez płatnika podatków.
Poza tym istnieje kilka sytuacji, które powodują powstanie przymusu sporządzenia spisu z natury:
- Likwidacja firmy – w takim wypadku spisem z natury należy objąć też sprzęt i umeblowanie,,
- Rozpoczęcie firmy,
- Zmiana wspólnika lub proporcji udziałów
- Rozporządzenia jednostki podatkowej.
O zamyśle sporządzenia spisu z natury w odmiennym czasie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia a także w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są zmuszeni zawiadomić w formie pisemnej właściwego kierownika urzędu skarbowego w czasie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia niniejszego spisu.
Spis z natury rozumiany jest przez szeregowym zapisywaniu składników konkretnych pól spisowych przez dokonywanie konkretnych pomiarów takich jak pomiar wysokości i szerokości, kalkulowania, pomiar wagi lub szacowania ilości. Musi być poświadczony na piśmie oraz przygotowany skrupulatnie i trwale. Przyjęto, iż powinien on posiadać następujące dane:
- specjalistyczne nazwanie asortymentu oraz pozostałych elementów objętych zestawieniem,
- sygnifikację osób tworzących spis oraz biorących udział w inwentaryzacji,,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- sumaryczną wartość spisu z natury,
- wartość wypływającą z przemnożenia ilości asortymentu przez jego koszt jednostkowy,
- ilość potwierdzoną w czasie zestawienia,
- czas utworzenia spisu,
- jednostkę miary,
- zapis 'Spis zakończono na pozycji…',
- koszt w złotych i groszach za jednostkę miary,
- paginowane arkusze spisu z natury
- podpis właściciela firmy (wspólników).
Spis z natury, jako jedna z form inspekcji wewnętrznej przedsiębiorstwa, ma za zadanie określenie realnego zasobu majątku działalności. Solidne, szczegółowe i kompletne przeprowadzenie spisu umożliwia stwierdzenie faktycznego wyniku finansowego, a w następstwie tego, dokonanie prawidłowych kalkulacji podatkowych.