Szablon dokumentu to baza dla tworzonych kolejno kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma na celu ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Używamy jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tej sytuacji przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną ze stworzeniem odpowiedniego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło.,
- rachunki,
- wezwania do zapłaty,
- faktury ,
- umowy o pracę,
- potwierdzenie odbioru
Przykładem są też faktury abonamentowe w księgowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie szablonu.
Szablony można, a nawet powinno się modyfikować, by były spójne z systemem identyfikacji wizualnej własnej firmy. W związku z tym ważne jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Szablony powinny być jasne i czytelne.