Wzorem dokumentu możemy nazwać jakikolwiek prototyp, na zasadzie którego był stworzony inny akt prawny. Wykorzystanie takiego wzoru w znaczący sposób umożliwia skrócenie okresu generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy też zmniejszyć ryzyko powstania przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.
Charakterystycznym rodzajem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, który tworzy się w wyniku utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy poszczególnymi podmiotami bądź stronami. Powyższy dokument często tytułowany jest dowodem, bo na jego podstawie możemy dochodzić swoich żądań zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do tego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak też możemy podzielić je na:
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej dokonane zapisy wg nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury,
• Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu klientowi
• Korygujące.
Dowody księgowe pełnią istotną funkcję także jako fundament zeznania finansowego i źródło analizy finansowej. Powinny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny zawierać w żadnym wypadku przekłamań, poprawek czy prób wymazania informacji. Dokument z takimi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Dzień, miesiąc, rok zdarzenia i datę wystawienia dowodu księgowego,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Sprecyzowany rodzaj dowodu
• Adnotację stwierdzającą kontrolę i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien zostać przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i organów kontroli, ale również musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim pojawią, powinny być zapisane w walucie polskiej (naliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.