Osoba, która otrzymała fakturę zaliczka może odliczyć podatek naliczony z faktury zaliczka w naliczeniu za czas, w którym ją otrzymała. Faktura zaliczka jest specjalnym rodzajem rachunku, który jest tworzony w sytuacji otrzymania przedpłaty za artykuł, ewentualnie usługę. Rachunek ten koniecznie musi zawierać typowe fragmenty standardowej faktury i zawierać objaśnienie 'zaliczka'. Faktura tego rodzaju nie stanowi przychodu przy liczeniu podatku od dochodu, lecz należy ją wpisać do rejestru VAT.
Rachunek sporządza się również 7 dni od dnia, w którym pobrano przedpłatę. Do wypisywania faktur zaliczka najrozsądniejszym zdaje się program do faktur zbudowany przez mediait. Jest to naprawdę dobry program, który odnaleźć można w sieci www. Faktura końcowa VAT, to zamykająca faktura zaliczka VAT. Od normalnej zaliczki wyróżnia się tym, że trzeba ją wklepać do ewidencji przychodów. Jeśli zamówienie tyczy się usługi lub towaru objętych różnorodnymi stawkami VAT, musimy adekwatnie do opisu złożonego zapotrzebowania podliczyć podatek. Jeśli pobrane wpłaty są całym zamówieniem, powinno się wystawić fakturę zaliczkową końcową, którą powinno się zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli zadatki będą wyższe od zamówienia, należy sporządzić korektę faktury zaliczka. Faktura zaliczka musi uwzględniać historię wszystkich wcześniej wpłaconych zaliczek,a także opis zamówienia.
Faktura VAT powinna mieć takie dane:
* Ilość,
* Wartość brutto,
* Charakterystykę towaru,
* Cenę netto X ilości,,
* Kwotę podatku,
* Cenę netto,
* Stawkę podatku
Faktura zaliczkowa winna zawierać informacje takie jak:
* Kwotę brutto,
* Dzień, miesiąc, rok sporządzenia dokumentu sprzedaży,
* Dane nabywcy,
* Nr rachunku np. FVS 6/4/2009,,
* Stawki podatku z wartościami,
* Dane sprzedającego