Płatnik składek ma powinność obliczać, odpisywać, rozliczać i opłacać składki za każdy m-c kalendarzowy. Rozliczenia tworzone są na aktach rozliczeniowych – zestaw akt tyczących się określonego miesiąca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA i załączonych do niego raportów miesięcznych ( ZUS RZA, ZUS RCA, ZUS RSA ).
Oświadczenie ZUS DRA – dokument zbiorczy tyczące się wszystkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej opłaty na zdrowotne, ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP ale także wypłacone w tym samym m-cu zasiłki i zasiłki rodzinne i opiekuńcze.
Płatnik obliczający składki tylko na swoje ubezpieczenie, przekazuje do Zakładu Usług Społecznych jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w ostatnio przedłożonej deklaracji zadeklarował jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego honorarium albo 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wymiaru składek, jest zwolniony z obowiązku przedkładania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z konieczności przedkładania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wówczas, gdy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest uwarunkowana wyłącznie zmianą minimalnego honorarium albo przeciętnego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek obowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne a także opłacić składki za dany m-c, nie później niż:
o do piątego dnia kolejnego m-ca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych,
o do dziesiątego dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących opłatę tylko za siebie,
o do 15 dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
deklarację rozliczeniową i imienne sporządzenia miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Opis oświadczenia ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•cyfra w miejscu 01 oznacza termin składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest niemal zawsze taki sam – 01 – natomiast następne dane charakteryzują miesiąc oraz rok, za który dana deklaracja była wypełniona
2. Informacje charakteryzujące płatnika składek
•dane określające podane w deklaracji muszą być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe dane
•w miejscu 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 wskazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w miejscu 03 wpisana jest obowiązująca danego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych opłat na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, które podlegają rozliczeniu w ciężar opłat na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• finalna kwota składek na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wydanych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar opłat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie przysługujących składek na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości składek ZUS
8. Zestawienie należnych składek na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych opłat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które opłacają składki tylko za siebie)
11. Oświadczenie płatnika składek
• w miejscu 01 winna znaleźć się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń obliczeniowych i korekty niniejszych akt płatnik ma przymus przechowywać przez czas dziesięciu lat od daty ich oddania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.